Die Stadt Neu-Isenburg ist einen weiteren Schritt in Richtung digitale Zukunft gegangen: Seit dem 15. Januar 2025 wird in der Stadtverwaltung flächendeckend die Elektronische Aktenführung, die sogenannte E-Akte, eingeführt. Statt Aktenordnern und Aktenzeichen, gibt es jetzt Aktenknotenpunkte. Damit werden Verwaltungsprozesse nicht nur effizienter, sondern auch transparenter, revisionssicher und bürgerfreundlicher. 

„Die E-Akte ist das Fundament der Verwaltungsdigitalisierung. Damit schaffen wir die Basis für eine bürgerfreundliche, effiziente und effektive Verwaltung in Neu-Isenburg“, sagt Bürgermeister Dirk Gene Hagelstein.

Schrittweise Umsetzung 

Die Einführung der E-Akte erfolgt schrittweise in den verschiedenen Fachbereichen. Bereits im vergangenen Jahr wurden die Vorarbeiten für diesen Start intensiv vorangetrieben. Dazu wurde der Aktenplan umfassend überarbeitet, ein Berechtigungskonzept sowie ein Konzept für die Digitale Poststelle erstellt. Als Pilot starteten Anfang des Jahres der Fachbereich Wirtschaftsförderung und die Abteilung Organisation und Digitalisierung.

Bits und Bytes statt Papier und Pappdeckel

Die E-Akte ersetzt die traditionelle Papierakte und ermöglicht eine digitale Verwaltung aller Dokumente.  Dadurch werden nicht nur bürokratische Abläufe optimiert, sondern auch ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz geleistet – der Papierverbrauch und die Transportwege werden deutlich verringert.

Je nach Zugriffsrechten, sind alle Informationen verfügbar. Die E-Akte bietet den Vorteil, dass sie Dokumente zentral digital speichert, wodurch sie jederzeit und ortsunabhängig zugänglich sind, was Effizienz und Transparenz erhöht. Zudem erleichtert sie das schnelle Auffinden, die Verwaltung und Bearbeitung von Unterlagen und unterstützt eine nachhaltige Arbeitsweise.

Schulungen und Unterstützung für die Mitarbeitenden

Um eine reibungslose Umstellung auf die E-Akte zu gewährleisten, werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung umfassend geschult. Durch gezielte interne Schulungsmaßnahmen wird sichergestellt, dass die neuen Systeme effizient genutzt werden können und der Übergang zur digitalen Verwaltung reibungslos gelingt. Die Abteilung Organisation und Digitalisierung steht den Kolleginnen und Kollegen auch nach der Schulung für Fragen oder Einzelplatzschulungen zur Verfügung.

Datenschutz und Sicherheit haben oberste Priorität

Die verwendete Software erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen und gewährleistet eine sichere Verarbeitung der Daten. Die Stadt Neu-Isenburg legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und zur Sicherheit eingehalten werden. Die E-Akte wird mit der Fachanwendung der ekom21 umgesetzt. Die ekom21 ist eines der größten kommunalen Rechenzentren in Deutschland und bietet IT-Dienstleistungen für Städte, Gemeinden und öffentliche Verwaltungen. Die IT- Infrastruktur basiert auf höchsten Sicherheitsstandards, darunter ISO 27001 und das IT-Grundschutz-BSI-Zertifikat. 

Damit wird sichergestellt, dass die digitale Verwaltung den höchsten Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit entspricht. 

Ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft

Die Einführung der E-Akte ist Teil einer umfassenden Strategie, um Verwaltungsprozesse zu modernisieren. 

„Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit den Bürgerinnen und Bürgern diese neue Ära der digitalen Verwaltung zu gestalten. Wir sind stolz, ihnen eine moderne und zukunftsfähige Verwaltung bieten zu können“, ergänzt Bürgermeister Dirk Gene Hagelstein. „Die papierlose Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Digitalisierungsstrategie, die uns auf unserem Weg in die Zukunft begleitet“, erklärt Andreas Frache, Dezernent für Smart City und Digitalisierung.